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东电技 术资料智能管控系统 解决图纸追踪\借阅\催归\升版等业务痛点

1 项目背景


        随着东 方电机有限公司(下称东方电机)日益剧 增的生产任务及中国GE(企业发展目标)先进制 造的生产管理需要,东方电 机要求对技术资料的借阅过程进行更加有效、规范的管理,从而提 高档案中心及图纸使用部门的工作效率。在现行 的档案管理模式下,档案中 心因现场图库设备性能不够高效、管理方式单一等因素,已不能 满足公司生产管理的要求,具体体现在:

 

        1、管理方式单一,图纸存 放区域划分不清晰,借阅及 归档过程无法及时有效的区分、定位图纸的存放位置,管理人员在图纸借阅、图纸归 还过程中的工作投入大。

                                                                                 

 

        2、借出记 录采用手工登记的方式进行,无法快 速进行图纸借阅信息的统计,也无法 对图纸进行有效的追踪管理和使用范围控制。

                              

 

        3、图纸管 理人员对图纸借阅人的借阅资格无法进行准确判定。

        4、图纸归还靠自觉,图纸催 收靠打电话通知。

        5、图纸发放、图纸归 还依赖手工登记,统计分 析数据依靠人工进行,统计过程费时费力,手工填 写单据时的数据不规范因素进一步加大了统计时的工作量。

                                                                      

 

        6、手工记 录图纸改版状态,旧版的 借阅图纸无法及时回收,极易造成图纸升版后,工人仍 使用旧版图纸的生产状态,产生不合格品,给企业带来经济损失。

        7、东方电 机年平均借阅图纸20万张以上,档案中 心因人员老龄化等因素减员减岗,人工管 理模式已无法满足业务需求。

 

 

        在上述背景下,东方电 机档案部门需要应对图纸借阅量大、人工管理成本高、图纸回收不及时、图纸借阅无法追溯、借阅信 息无法精准统计等问题,急需打造一个智能、实用、易用的 技术资料管控系统,用信息 化的手段改变人工静态管理的弱势,实现对纸质图纸、电子文件的一体化、流程化、智能化管控,改善并 增强档案部门对图纸借阅过程的管理模式,提高公 司人力资源的利用率,降低因返工/废件等 因素增加的额外成本,加速实 现东方电机步入高端管理型企业的目标。

 

2 系统功能


        ◆ 技术资料追踪:一图一码

        在图纸/文件生成时,系统自 动在每一份图纸/文件(pdf)上,自动标 记一个二维码标识,实现“一图一码”。

        通过“一图一码”,使每份图纸、每个文 件信息都被唯一标示。通过该二维码,系统可 在图纸借阅过程将文件信息关联用户、在图纸 使用过程中追踪图纸流向、在图纸 归还管理时实现精准催收;同时,将图纸 信息和文件柜信息关联后,亦可实 现对图纸的归档存放管理、文件柜 分类管理等内容。

 

 

 

        ◆ 实物图纸借阅

        用户借阅实物图纸时,首先通 过借阅流程获取借阅图纸许可;流程通过后,系统自 动执行图纸入库或分配图纸操作;用户到 档案中心凭相关凭证(工牌)将图纸借出。

 

 

        图纸借 阅过程由扫码枪扫描图纸二维码快速识别图纸信息,图纸信 息自动绑定借阅人及借阅流程。

 

 

        自动化 的借阅过程极大的提高了借阅效率,系统通 过借阅流程审核、工牌与 图纸信息绑定等功能,解决了 用户身份判别问题。

 

        在借阅管理的基础上,考虑到 档案部门的业务场景,系统增加了如下功能:

        1、文件柜管理

        文件柜 图纸区域划分管理和文件柜使用状态管理,提高了 图纸管理的便利性。

 

 

        2、图纸自动增补

        智能判 断某图号的图纸在文件柜中的库存状态,库存不 足时自动增补打印该图号图纸,以备借出。

 

        3、线内/线外图纸区分

        与PLM系统深度集成,PLM系统中存在该图纸,则定义为线内图纸;PLM中不存在该图纸,则定义为线外图纸。对线内图纸的借阅,系统自动从PLM中获取;对线外图纸的借阅,若存在电子版,录入打印贴码借出;若不存在电子版,复印贴码借出。

 

 

        ◆ 电子图纸借阅

        电子图 纸借阅过程不需要打印实物图纸,用户通 过电子借阅流程获取电子图纸。流程审批通过后,系统按照流程信息,自动将对应电子图纸(自动从PLM系统中获取)转换为安全的、限定使 用权限和使用时效的外发管控文件,供东方 电机借阅用户下载后,提供给 外部供应商使用。

 

 

        东方电 机的外部供应商接收到电子外发管控图纸后,通过指定方式,即可在 安全参数设置的权限范围内浏览、使用电子图纸。

 

        ◆ 图纸归还/催归

        用户使用完图纸后,归还至档案部门。档案中 心图档管理员通过扫码枪扫描完成归还。归还时,系统自 动将图纸分配到原始存放位置。同时,图纸归 还时系统自动判断图纸当前版本状态,如果用 户归还的图纸存在新版本,则系统 自动将图纸报废处理。

        当图纸临近归还期时,系统自动通过短信、邮件等 方式发送催归信息给借阅人员和部门辅助催收人员。

 

 

        若图纸 逾期后仍未归还,图档管 理员可以在系统中生成逾期表,对相关 借阅人员进行处罚,敦促用户自觉、按时归还图纸。

 

 

        ◆ 图纸升版管理

        PLM系统中 新发布的定版图纸信息,会自动 推送到本管控系统中。管控系 统接收到新版图纸信息时,自动判 断旧版图纸是否存在用户借阅,若有用户借阅,系统自 动推送催归信息,督促用户归还。

 

 

        当用户 借阅的资料为电子图纸时,若图纸信息发生升版,在借阅有效期内,系统自 动远程报废旧版电子图纸,同时根 据用户历史申请的流程内容,自动生 成新版图纸的电子外发管控文件,通知用 户重新下载使用。

        本系统 通过升版催收即时提醒功能,及时通 知借阅用户更新使用新版图纸,避免借 阅用户使用旧版图纸而产生废品、废件,降低企业经营成本。

 

        ◆ 智能快递柜集成

        档案部门在各分厂、车间设置智能投递柜,以便方 便的投放各分厂、车间所需的纸质图纸。本系统 与智能快递柜集成后,档案管 理人员可以根据用户借阅申请,打包纸质图纸,并根据 系统自动分配的柜号将图纸投递到智能快递柜中。投递完成后,系统自 动发送取件信息给图纸借阅人,借阅人通过工号、手机号、验证码等信息,即可到 投递柜中凭号取图。

 

 

        ◆ 移动端应用

        本管控 系统提供了移动终端设备上的应用功能支持,主要包 含借阅流程申请、流程审批、借阅状态查询、借阅图纸延期等功能。审核人 员可随时通过移动终端进行流程的审核;用户可 以随时进行流程申请,及时查 看自己的借阅信息及状态。

 

 

        ◆ 应用成效

        通过技 术资料智能管控系统的建设,改变了 东方电机在纸质/电子图纸、文件借 阅过程中的传统管理模式,通过软 硬件结合方式将登记借阅、签字取图、口头催 还的图纸借阅模式通过信息化的手段予以线上完成。系统实现了对纸质\电子图纸、文件的信息化管控,实现了智能电子借阅、智能图纸升版、数字化档案管理、资料借 阅安全管控等功能。项目取 得的具体成效如下:

 

        ●系统上线至今,已有近五个月,系统及时、正确的发放了7000余套图纸;

        ●档案中 心图纸囤积量由平时20万张成 功实现了图纸囤积0库存;

        ●为档案 中心节省了至少3个工作 人员以上的工作量,缓解了 档案部门人员紧缺的困境;

        ●有效避 免了因图纸发放错误、发放不及时、回收不 及时等原因而给东方电机造成的经济损失。

 

        目前,东方电 机技术资料智能管控系统已经上线应用近五个月,并于2019年2月顺利完成验收工作。本项目 得到了东方电机相关领导及用户的高度评价,用户对 天喻软件项目组表示了诚挚感谢,并希望 项目能在东方电气集团推广应用。